Privacybeleid

Wie zijn wij

Het adres van onze website is: https://em-kring.be/

Wij zijn de faculteitskring voor de studenten Elektromechanica aan de KU Leuven Campus De Nayer.

Ons adres is Jan Pieter De Nayerlaan 5, BE-2860 Sint-Katelijne-Waver

Welke persoonlijke data we verzamelen en waarom we dat doen

Bij het registreren, kopen van artikelen en aanmelden voor evenementen op onze site houden we bepaalde persoonlijke gegevens bij:

  • Naam;
  • Voornaam;
  • Adres van je woonplaats;
  • Je kotadres;
  • Je geslacht;
  • Je geboortedatum;
  • Het wel of niet vegetarisch zijn;
  • Je studierichting;
  • Je Email;
  • Je wachtwoord (geëncrypteerd door middel van volgende encryptie https://www.openwall.com/phpass/);
  • Je profielafbeelding;
  • Alle door jou geüploade bestanden;
  • De producten die je hebt bekeken op de webshop;
  • Je IP address als je een bestelling plaatst.

Dit doen we zodat je doorheen de site aangemeld blijft, je artikelen in je winkelmandje blijven liggen, je reacties kan posten op berichten, je het forum kan bekijken, we je bestellingen kunnen vervullen en je rekeningen kunnen sturen voor de EM-Rekening.

Reacties

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data die getoond wordt in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om spam te bestrijden.

Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar dienst indien je dit gebruikt. De privacybeleid pagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Media

Als je afbeeldingen naar de website upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen uploadt met daarin GPS locatiegegevens (EXIF data). Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van je website downloaden en deze locatiegegevens inzien.

Contactformulieren

Als je ons contacteert via een contactformulier houden we je naam, voornaam en het ID-nummer van je account bij alsook andere gegevens die je invoerde.

Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je een account hebt en je logt in op deze website, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van jouw account, worden de login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en bevat enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt. Deze cookie is na een dag verlopen.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze website kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc. Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen gegevens over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Analytics

We verzamelen enkel geanonimiseerde data over je bezoek, dit gebeurd via onze hoster one.com.

  • Zo zal het land van waar je onze site bezocht: bijvoorbeeld Belgie;
  • Je gebruikte browser: bijvoorbeeld Google Chrome;
  • Je gebruikte apparaat: bijvoorbeeld Nexus, Samsung, Iphone,…;
  • De tijd dat je een bepaalde pagina bezoekt,

bijgehouden worden. Met deze anonieme data kunnen we onze site verbeteren.

Met wie we uw data delen

Vanuit de site delen we geen persoonlijke data met andere bedrijven of personen.

Enkel anonieme data wordt gedeeld met onze hoster one.com, zoals besproken in Analytics, en met onze sponsors: het aantal geopende mails, het aantal clicks op een link van de sponsor, het aantal leden en het aantal aanwezigen op een evenement.

Enkel het Praesidium en de webmaster kunnen aan uw persoonlijke gegevens. Medeleden kunnen uw mailadres, naam en telefoonnummer bekijken.

Hoelang we uw data bewaren

Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Voor gebruikers die zich registreren op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (enkel de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Beheerders van de website kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

Welke rechten heb je van je eigen gegevens

Als je een account hebt op deze website of je hebt reacties geplaatst, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons hebt gegeven. Je kan ook verzoeken dat we deze persoonlijke gegevens die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden. Bij beide verzoeken hanteren we een deadline van 48h na het ontvangen van het verzoek. Deze verzoeken kunnen gestuurd worden naar privacy@em-kring.be.

Waar we uw data naar toe sturen

Bezoekerscommentaren kunnen worden gecontroleerd via een geautomatiseerde spamdetectieservice.

Uw contactgegevens

Indien je informatie wilt over ons privacybeleid of vragen hebt kan je ons altijd een mail sturen via het email adres privacy@em-kring.be .

Verzoeken om verwijdering of uitvoer van alle persoonlijke data moeten eveneens gestuurd worden naar privacy@em-kring.be .

Bijkomende informatie

Hoe we uw gegevens beschermen

Je gegevens worden beschermd door middel van encryptie. Enkel leden van het praesidium en de webmaster kunnen aan je data en zullen deze ook met de nodige discretie behandelen.

De procedures die we hebben in geval van een gegevensinbreuk

In geval van een datalek melden we dit aan de betrokken personen ten laatste 72 uur na kennisname van de inbreuk. De Gegevensbeschermingsautoriteit, Politie en KU Leuven worden eveneens op de hoogte gebracht.

Derden waar we gegevens van ontvangen

Vanuit de campus ontvangen we de KU Leuven email adressen en namen van bepaalde studenten, dit is voor het organiseren van de ontvangstdag van de 2de fase.

Welke geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering doen we met gebruikersgegevens

We gebruiken geen automatische toepassingen die persoonsgegevens behandelen.

Openbaarmakingsverplichtingen van de industrie

We zijn niet onderworpen aan aanvullende privacywetgevingen of openbaarmakingsverplichtingen.

Dit document is opgemaakt op 11 september 2018